Writing a Spanish Report with Findings and Recommendations

Writing a Spanish Report with Findings and Recommendations

In this lesson, you will write a structured report with a clear purpose, scope, information source, findings, interpretation, and recommendations. You will keep three layers separate: what the data show, what you infer from them, and what action you recommend.

Report scenario

A company surveyed employees about the use of meeting rooms.

Purpose

Objetivo del informe: analizar el uso de las salas de reuniones y proponer medidas para reducir los periodos de espera. — Report objective: analyze the use of meeting rooms and propose measures to reduce waiting periods.

Scope

El informe cubre las cuatro oficinas del edificio principal durante el mes de mayo. — The report covers the four offices in the main building during May.

This prevents the reader from assuming the results apply to all company locations or all months.

Source

Los resultados se basan en los registros de reserva y en una encuesta respondida por 180 empleados. — The results are based on booking records and a survey answered by 180 employees.

Finding 1

Entre las diez y las doce se concentra el 46 % de las reservas diarias. — 46% of daily bookings are concentrated between ten and twelve.

This is a finding from the booking data.

Finding 2

El 38 % de los encuestados afirma haber esperado alguna vez más de quince minutos para conseguir una sala. — 38% of respondents say they have at some point waited more than fifteen minutes to get a room.

This is self-reported survey information.

Interpretation

Estos datos sugieren que la presión sobre las salas se concentra en una franja horaria concreta. — These data suggest that pressure on meeting rooms is concentrated in a specific time period.

This is an interpretation based on the findings.

Do not turn interpretation into fact

Too strong:

La única causa de las esperas es que todo el mundo reserva a la misma hora. — The only cause of waiting is that everyone books at the same time.

The data show concentration, but do not prove that it is the only cause.

Recommendation 1

Se recomienda probar reuniones de 45 minutos en lugar de 60 durante la franja de mayor demanda. — It is recommended to test 45-minute meetings instead of 60-minute meetings during the highest-demand period.

Link the recommendation to a reason

La medida podría aumentar la disponibilidad entre las diez y las doce sin añadir nuevas salas. — The measure could increase availability between ten and twelve without adding new rooms.

The recommendation now has a stated rationale.

Recommendation 2

También se recomienda crear una categoría de salas para reuniones breves de hasta cuatro personas. — It is also recommended to create a room category for short meetings of up to four people.

Supporting finding:

El 52 % de las reservas corresponde a grupos de cuatro personas o menos. — 52% of bookings are for groups of four people or fewer.

State a limitation

La encuesta no permite saber si los empleados que respondieron representan de forma exacta a toda la plantilla. — The survey does not allow us to know whether the employees who responded represent the entire workforce exactly.

Functional headings

• Objetivo — Objective
• Alcance — Scope
• Fuentes de información — Information sources
• Resultados principales — Main findings
• Interpretación — Interpretation
• Recomendaciones — Recommendations
• Limitaciones — Limitations

Model report

Objetivo. Analizar el uso de las salas de reuniones y proponer medidas para reducir las esperas.

Alcance y fuentes. El análisis cubre las cuatro oficinas del edificio principal durante mayo y utiliza registros de reserva y una encuesta respondida por 180 empleados.

Resultados principales. El 46 % de las reservas diarias se concentra entre las diez y las doce. Además, el 38 % de los encuestados afirma haber esperado alguna vez más de quince minutos para conseguir una sala. El 52 % de las reservas corresponde a grupos de cuatro personas o menos.

Interpretación. Los resultados sugieren una presión especialmente alta durante una franja concreta y un uso frecuente de salas para grupos pequeños. Los datos no permiten afirmar que estos sean los únicos factores que explican las esperas.

Recomendaciones. Se recomienda probar reuniones de 45 minutos en la franja de mayor demanda y crear una categoría de salas para reuniones breves de hasta cuatro personas. Ambas medidas deberían evaluarse durante un periodo limitado antes de aplicarse de forma permanente.

Limitaciones. La encuesta es voluntaria y no permite confirmar que la muestra represente exactamente a toda la plantilla.

A practical report-writing method

1. State the purpose and scope.
2. Identify the information sources.
3. Present findings with clear numbers and units.
4. Separate findings from interpretation.
5. Connect every recommendation to a specific finding or reason.
6. Use functional headings.
7. State important limits of the data.
8. Do not make the recommendations sound more certain than the evidence allows.

From Report Writing to Explaining Data Simply

You can now write a report that separates findings, interpretation, and recommendations. The next lesson teaches you to explain the main meaning of data to a general audience without losing numerical accuracy.